外国文認証とは

1. お電話ありがとうございます。丸の内公証役場でございます。
2. もしもし？この間お世話になりました有楽町です。今年の秋から、韓国の大学の客員教授として半年間講義をすることになったのですが、先方からパスポートの写しと日本で取った私立大学の修士号の修了証明書と戸籍謄本を送ってくださいと言われました。また公証人による認証も必要だと言われたのですが、正直よくわかりません。どのようにすればよろしいでしょうか。
3. お久しぶりです。海外で教鞭を取られるのですか。すごいですね。
   さて、認証というのはその文書に記載されている署名が間違いなくその本人の署名であるということを公証人が証明することです。
   日本では文書に署名して実印を押して印鑑証明書を添付すれば通用しますよね。でも、海外ではそれだけでは通用しません。公の信用付与機関である公証人の証明が必要なのです。
4. 文書の中身が正しいということも証明してくれるのですか？

私文書の認証と公文書の認証

1. いえ、公証人が証明できるのはあくまで「署名や記名押印がその人のものに間違いない」ということに限られます。
   ただ、その文書が明らかに法律上無効であったり公序良俗に反する内容であれば認証はできません。
2. また、公証人が認証する文書というのは、官公署ではない一般の方が作成し署名した文書（「私文書」）だけがその対象になります。
   まず、お客様が今回認証を希望する文書の中では修了証明書は私文書ですから公証人が認証可能です。
3. ただし修了証明書の場合は、一般的に修了証明書にあるご署名者から認証に必要な委任状や印鑑証明書を準備してもらうことが難しいと思われます。こういったケースでよくある方法としては、お客様に「添付の修了証明書は、私が大学に申請して交付してもらった修了証明書に間違いない」という内容の「宣言書」（カバーレター）を作っていただき、その宣言書と添付書類としての修了証明書を持って当役場まで来て、公証人の前で宣言書に署名と日付を入れるという方法になります。その後公証人がその署名について「お客様が公証人の目の前でこの宣言書に署名した」という認証証明書を作り、これを宣言書と添付の修了証明書の後ろに一緒に綴じて割印をかけて一体化してお返しします。
4. わかりました。それでは次に、パスポートや戸籍謄本のような公文書の場合、認証できるかどうか教えてください。
5. 原則として公文書は公証人の認証の対象になりませんが、パスポートの写しの認証の場合には、先に説明した修了証明書と同様に「添付が自分のパスポートの写しに間違いない」という内容の「宣言書」を付けてパスポートの必要箇所のコピーを添付書類とすることで認証を取ることが一般的です。※パスポートの写しの場合の宣言書のサンプルはこちらにありますのでご参考までご利用下さい。
6. それから戸籍謄本のような公文書の原本に認証が必要な場合には外務省の取り扱いとなります。手続きについては外務省までご相談下さい。
7. もし戸籍謄本のような公文書の翻訳について認証を求められている場合には、先の修了証明書やパスポートと同様に「添付のものがどういったもの（例：戸籍謄本）の正しい英訳（ほかの言語の場合は対応させてご作成下さい）に間違いない」といった内容の「宣言書」を作成して、添付書類を付けて認証するといった対応になります。この場合、添付書類として公文書の原本と翻訳を両方付ける場合、公文書の原本は付けずにコピーを付ける場合、翻訳のみで良い場合など提出先によって求められる形が色々あるようです。ご不明な点は提出先にご確認の上書類のご準備をお願いいたします。※翻訳書類の場合の宣言書のサンプルはこちらにありますのでご参考までご利用下さい。
8. 公文書の認証については日本公証人連合会のホームページのこちらのページにも詳細が説明されていますので、参考にしてください。

公文書の翻訳

1. よく読んでみます。ところで、認証していただく文書の翻訳はお願いできるのですか？
2. いえ、役場ではそのようなサービスはしていません。認証希望の書類一式についてはお客様でご用意いただく必要があります。
   なお、こちらで発行する認証証明書の英訳には対応しており、外国文認証の場合は、外国語で作成された私署証書（作成者の署名、署名押印または記名押印のある私文書）に対して、公証人が日本語で認証するとともに、その認証文言を英訳したものにローマ字のサインをしたものを合わせて付けることで外国でも通用するようにしています。これが企業間の取引等では極めて有用で、幅広く活用されています。

外国文認証の手続の流れ

1. わかりました。まずは先方に連絡してみます。今後のためにお聞きしたいのですが、提出先に出す文書については、公証人の認証を受けるだけでいいのでしょうか。
2. いえ、海外の提出先では、認証文に公証人の肩書が記載されていても、その認証者がはたして権限を有する日本の公証人かどうかは署名や職印を見ただけでは分からないことがあります。このようなことから、外国文認証の際には必要に応じて以下のような手続を重ねることになります。
   1. 公証役場で受ける公証人の認証
   2. その公証人の認証が間違いない旨の法務局長の公印証明
   3. 法務局長の公印が間違いない旨の外務省の確認証明（アポスティーユもしくは外務省公印確認証明書）
   4. 提出先国の駐日大使館の領事証明
   ただし、提出先によって①のみで良い場合、③のアポスティーユが必要な場合、④の大使館での領事認証が必要な場合などがありますのでその求めに応じて認証を受ける必要があります。
   東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場で認証を受ければ②と③の証明書を同時に発行することができます。これをワンストップサービスといい、受付時に要不要を確認させていただいておりますので提出先の国名と共にお申し付け下さい。
   ③の証明書には「アポスティーユ」というハーグ条約加盟国を対象にした領事証明を不要としてそのまま提出先国に送ることができる証明書と、「外務省公印確認証明書」というハーグ条約非加盟国を対象にした提出先国の駐日大使館に領事認証を受けに行く場合に必要な証明書の2種類があります。必要に応じて付けるものですので、提出先の求めに応じてご希望の旨お申し付け下さい。
   ④についての必要書類や受付時間などは大使館によって異なるようですのでそれぞれの大使館にご確認下さい。

手続に必要な時間と費用

1. なるほど、よく分かりました。
   提出先とよく連絡し合ってから宣言書やこれに付ける書類を持って公証役場にお願いに行きますが、認証に必要な時間と費用はどのくらいかかるでしょう？
   また、他に持参しなければならないものがありますか？
2. 書類の返却までは、当役場では受付から通常40分～1時間ほどのお時間をいただいております。ただし、認証対象文書の製本の形態、頁数、通数、混雑状況、依頼を受けた時間帯によっては通常よりもお時間をいただくこともありますのでご了承下さい。
   また、認証の手数料は今回のような外国文宣言書の場合には11500円/件となります。※他のケースも含めた認証手数料についてはこちらをご覧下さい。
   今回は、自然人（個人）という立場でご署名されるということなので、お客様は身分証明書をご持参ください。
   身分証明書として役場で認められているものは
   • 印鑑登録証明書＋実印　又は
   • 自動車運転免許証
   • パスポート
   • 写真付きの住民基本台帳カード
   といった公的機関が発行した顔写真付き身分証明書のどれか１つです。
   人違いを避けるために、写真がついていない健康保険証や住民票では認証できません。印鑑登録証明書であれば発行から３か月以内のものを提出してください。それ以外の身分証明書は、こちらでコピーを取らせていただいてお返しします。
   もし、宣言書に署名のほか押印もされるのであれば実印か認印をお持ちください。
   では、よくお調べになってからいらしてください。お待ちしています。
3. なるほど、よく分かりました。

留学に必要な書類の相談

1. それから、ちょっとついでにおたずねしますが、知り合いの学生で、アメリカの公認会計士の資格を取るために留学を希望している者がいますが、留学先の大学に提出する書類について認証が必要になるんだけどどうしたらいいかと言って困っている者がいるんですが、相談に乗って頂けないでしょうか。
2. よくあるお話しですよね。いつでもご相談に応じますので、その学生さんにそのようにお伝え下さい。